提升專業度！大學生與新鮮人實用軟體、網站分享

Photo by Fabian Irsara on Unsplash

這次要分享的主題是「新鮮人、大學生實用軟體及網站」，以下會從：報告篇、設計篇、筆記篇、文書處理篇、學術篇、專案管理篇，六個面向分別介紹這些為我生活、工作上提升效率及帶來改變的實用工具。

報告篇

大學經歷了不知道多少次的報告轟炸，由於稍微有一點美感，我多會負責報告美編的部分，最常使用的工具除了大家熟知的 PPT、Keynote 之外，最常搭配的工具就是：Canva、Unsplash、Flaticon。

我通常是這樣做簡報美編的：

（懶惰版）在 Canva 尋找模板 → 在 Canva 編輯並完成簡報

（用心版）在 Canva、Pinterest、Coloors、Behance 等網站尋找配色、視覺靈感，將色票等資源記下來後，在 Keynote 上面製作簡報。

兩種方法可以適用不同的報告，由於現在大學生使用 Canva 已經相當氾濫，因此常在課堂報告上看到重複的模板，若是不希望與他人重複，可以額外搜尋其他簡報模板網站（注意版權問題），或是像我一樣，從這些簡報模板、設計網站上面尋找靈感，之後再自己設計簡報模板。

而上面提到的 Unsplash 和 Flaticon，也是我在製圖時會參考使用的網站，但 Flaticon 免費版本是需要標注來源的，為了避免爭議我現在比較傾向自己拉圖（Keynote、Figma 都可以做到鋼筆工具的效果喔）。

設計篇

由於 Adobe 軟體售價昂貴，對於非設計系學生來說不一定有使用的必要，我會更推薦大家若有設計需求，除了使用 Canva、PPT 等工具之外，也可以嘗試使用免費軟體：Figma（他也有網頁版！但建議下載桌面版可以使用電腦字型！）

優點一：共編功能

在製作團體專案時，共編功能能夠協助彼此確認目前進度，並有效分工。我通常是在與組員製作 wirefame、mockup 的階段會極度仰賴這項功能；一般報告、社團的美編上，其實也可以運用這個功能，確認設計作品完成狀況、直接上手修正等等。

優點二：功能完善

這邊就來分享幾個比較基礎的功能（詳見下圖），基本上都與我們熟悉的工具很類似，上手非常容易！我通常只是要做一個小圖片（一張簡單的圖文素材），或是編修一個小 icon 都會直接在 Figma 上面進行。詳細的功能如果有興趣了解，可以告訴我，會再另外寫一篇 Figma 相關的文章。

基本功能介紹（介面很好上手）

筆記篇

這邊分享的是我個人在學習階段最常使用的筆記工具：OneNote！對其他筆記軟體有興趣的可以參考我的上一篇文章：筆記軟體使用心得分享。

OneNote 是微軟旗下的產品，無論是電腦、手機、平板都可以下載，並透過單一帳號跨裝置的同步處理。我認為他最強大的功能就是能夠在課堂邊錄音邊記筆記，在複習時若有任何不清楚的部分，可以點選筆記旁的播放鍵去播放該斷落的課堂錄音。對於這個軟體我一直有相見恨晚的感覺，推薦還沒使用過的人都去免費下載來用用看。

點選播放鍵就可以播放該段筆記時的錄音檔案

文書處理篇

接下來進到的是文書處理篇，真心推薦每個大學生都要好好學習文書處理以及排版，最簡單的概念就是中文與英文、數字之間空一格！原來我也不太在意這件事，直到後來被某堂課學長盯了整份報告的空格、後來加入資種學習後才慢慢養成習慣。結果發現無論是學校、或者我待過的新創，好像都沒有人在乎這件事（哭）。

在文書排版上，不想再用空白鍵空兩格嗎？除了使用縮排工具外，最簡單的方式是用 tab 鍵，讓你可以統一縮排的尺寸；另外也可以善用「項目符號」、「目錄」、「標題」、「分頁符號」這幾個功能，讓整份文件更有條理，讓人一目了然。

雖然一開始上手會覺得設定這些很麻煩，但到了日後無論是進入研究所、或者是職場的文件，或甚至是大學期間需要撰寫的論文、報告書等內容，掌握好這些小眉角都會是幫你省時間的好方法，也會讓專業度提升很多（會在中英文空格大概就贏過 1/2 大學生了）。非常建議大家花一點時間去了解這些文書排版的設定，學會一次終身受用無窮。

善用標題設定、項目符號、縮排工具（有發現我哪裡中英文忘記空格嗎哈哈）

學術篇

身為不務正業的學生，我通常只有為了完成報告才會使用學術搜尋（抱歉），這裡就分享我主要使用的兩個網站。前置準備，我會先透過 VPN（政大 VPN 是用 Pulse Secure）連進去校內網絡，在學校的 IP 下才能取用大部分的學術資源。若是要找國外文獻我通常會直接使用 Google Scholar ，針對關鍵字搜尋需要的文獻；中文部分使用比較多是華藝，基本上使用政大的帳號進去，所有文獻都是可以瀏覽下載的。由於學術領域不是我的專業，就簡單分享兩個常用網站，大家有其他學術搜尋的方式，也可以跟我分享～

專案、時間管理篇

接下來要分享的是專案管理與時間管理我常用的兩個工具：Trello 以及 Notion！我通常只有在工作、社團與人專案合作會使用到 Trello 的看板功能，並且透過這個功能管理每天要完成的事情。而 Notion 對我而言，不只是上一篇文說的筆記軟體，而像是許多人對 Evernote 的評價：「第二個大腦」。我在 Notion 裡面放了自己的年度計畫、 每天的代辦事項、求職相關紀錄、娛樂相關紀錄、閱讀、學習筆記等等，讓 Notion 紀錄我的每一天生活，過一陣子就去回顧之前做了些什麼。網路上有太多 Notion 相關教學，如果有興趣歡迎直接 Google 搜尋 「Notion 教學」，會有許多寫得很好的文章教你上手！

以周為單位去做一張卡片

每張卡片又設計當天的待辦事項（運用核取方塊）

Personal Home 裡存放一些我娛樂想紀錄的東西，包括日記和一些心得等等

閱讀筆記就可以善用看板（Board View）功能，去規劃我還沒開始、正在閱讀、已完成的讀書、學習進度。

而我也會使用 Calendar 功能去填入每天待辦事項，並針對每個事項都去紀錄完成的狀況或自己的一些想法

結論

大多數工具的使用，是我透過實習、校外活動中摸爬滾打學會的，從大三開始接觸校外資源，再回到學校上課時，很明顯可以感受到自己在熟悉各種軟體工具、專案管理、文書處理上與其他同儕拉出差距（但我還是讚嘆他們有相當聰明的腦袋與非常優秀的思考能力）。

如果你認為自己缺乏一些基礎軟體應用應用、資源搜索能力，希望這篇文章能夠幫到你。有任何問題、想法、建議，也期待你能夠留言告訴我。